Hoe u een factuur schrijft voor Freelance Work

als freelancer, u wordt niet betaald voor uw harde werk en services als u geen factuur maakt om naar uw klanten te sturen. Als u echter nieuw bent in de freelancenwereld, kan het moeilijk zijn om erachter te komen hoe u een factuur kunt schrijven voor freelance werk.

Ik ben nu ongeveer twee jaar freelancen, maar begon pas fulltime afgelopen zomer na mijn afstuderen met mijn B.A. in grafisch ontwerp en mediakunst van de universiteit.

In de loop der jaren heb ik geprobeerd facturen op veel verschillende manieren te verzenden; via betalingsverwerkers, CRM -systemen en zelfs het ontwerpen en maken van zelf in InDesign.

Ik heb een lange weg afgelegd, aangezien ik niet wist hoe ik een factuur moest sturen toen ik voor het eerst begon.

Als je je afvraagt ​​hoe je kunt factureren voor freelance werk, of je nu nieuw bent in deze carrière of je al een tijdje in deze wereld bent, ben je op de juiste plaats.

Het schrijven van een factuur hoeft niet moeilijk te zijn, en hoe meer je ze stuurt, hoe gemakkelijker het wordt.

Hier is mijn gids voor het schrijven van een factuur voor freelance werk.

Inhoudsopgave
Wat moet een factuur bevatten?
Hoe u een factuur schrijft voor freelance werk
Hoe u een factuur verzenden
Wanneer moet u een factuur verzenden
Hoe klanten facturen betalen voor freelance werk
Conclusie

Wat moet een factuur bevatten?

Het schrijven van een factuur en het opladen voor uw diensten is belangrijk om uw bedrijf te laten draaien, huur te betalen en uw andere maandelijkse uitgaven te bieden.

Als u probeert uit te zoeken hoe u een factuur voor freelance werk kunt schrijven, begin dan met de onderstaande basis. Uw factuur heeft het volgende nodig, maar u kunt altijd meer informatie toevoegen, afhankelijk van de behoeften van uw klant.

Contactgegevens

Eerst is contactgegevens, die zowel uw contactgegevens als die van uw klant bevat.

U wilt ervoor zorgen dat u de bedrijfsnaam, adres, e -mail, telefoonnummer en website van zowel u als uw klant opneemt als u deze hebt.

Zorg er op zijn minst voor dat u deze informatie voor uw eigen bedrijf opneemt, zodat uw klant contact met u kan opnemen als er een probleem is.

De contactgegevens moet ergens bovenaan uw factuur staan. Veel factuurcreatorsystemen zullen dit automatisch voor u doen, dus u hoeft zich er geen zorgen over te maken zodra u de informatie invoert.

Factuurnummer

Als u consequent hetzelfde exacte factureringssysteem gebruikt, wordt het factuurnummer automatisch voor u bijgewerkt met elke factuur die u maakt.

Als u een paar verschillende programma’s gebruikt, wilt u ervoor zorgen dat u niet twee van hetzelfde factuurnummer op verschillende platforms hebt om terug te gaan en indien nodig factices te vinden.

Factuurdatum

Een factuur is niet compleet zonder de datum op te nemen waarop u het hebt verzonden. Dit is net zo belangrijk voor uw eigen gegevens als voor die van uw klant.

Dit kan eenvoudig bovenaan de factuur worden toegevoegd ergens onder de contactgegevens. Zorg ervoor dat de datum die u plaatst correct is; Geef het niet op.

Factuur vervaldag

Naast de datum waarop u de factuur verzendt, moet u ook een vervaldatum van de factuur hebben. Dit is de datum waarop de betaling van uw klant verschuldigd is.

Veel factuurcreatiehulpmiddelen maken de vervaldatum automatisch hetzelfde als de datum waarop u de factuur verzendt, maar u kunt dit wijzigen indien nodig.

Als u zich afvraagt ​​hoe u kunt factureren voor freelance werken met langere contracten, kunt u eigenlijk meerdere vervaldatums instellen met bedragen die verschuldigd zijn met enkele factuurmakers, zoals Dubsado of Honeybook.

Hierdoor kan uw klant automatische betalingen instellen en op de hoogte zijn van de rest van de betalingen die de komende maanden aankomen.

Gespecificeerde lijst met uitgevoerde services

Om uw klant precies precies te weten waar hij voor betalen, moet u ervoor zorgen dat u een gespecificeerde lijst opneemt van alle services die u voor hen hebt uitgevoerd. Zie dit als de lijst van een ontvangstbewijs dat u ontvangt nadat u een winkel hebt bekeken.

Als ze u bijvoorbeeld hebben betaald voor een social media management pakket, schrijf dan de naam van het pakket op, vermeld dan de beschrijving van de onderliggende services en de prijs die het kost.

Dit is een van de belangrijkste details over een factuur.

Finale verschuldigde bedrag

Uw klant zal niet weten hoeveel er te wijten is als u geen definitief nummer opneemt! Zorg ervoor dat dit nummer gemakkelijk te zien is en is inclusief alle services die u hebt uitgevoerd.

De beste plek om het uiteindelijke verschuldigde bedrag voor alle services te plaatsen, staat onderaan de factuur vetgedrukt. Op deze manier kan uw klant gemakkelijk zien hoeveel hij betalen voordat hij zelfs de rest van de factuur bekijkt.

Bonus: logo (een leuke toevoeging)

Als u wilt weten hoe u een factuur voor freelance werk op een meer leuke en aangepaste manier wilt maken, zorg er dan voor dat u uw logo aan de top in de buurt van uw bedrijf toevoegtinformatie. Er zijn nogal wat verschillende factuurcreator -services die dit voor u zullen doen.

U kunt ook het ontwerp van de factuur wijzigen om het uw merkkleuren en lettertypen te laten hebben. Maar ga niet overboord; U kunt de factuur dienovereenkomstig merken, maar nog steeds niet te afleiden van de inhoud van de factuur. U wilt dat dit gemakkelijk te verteren is voor uw klanten.

Andere mogelijkheden om op te nemen

Hoewel de meeste freelancers liever betalingsvoorwaarden binnen hun contracten opnemen, kunt u ook overwegen dit aan uw factuur toe te voegen. Dit is op geen enkele manier vereist, maar kan waardevol zijn om uw klant eraan te herinneren als er een late vergoeding van welke aard dan ook is.

Misschien wilt u mogelijk ook de beschikbare betaalmethoden toevoegen. Ik schet dit persoonlijk in mijn contracten, maar sommige freelancers geven het er de voorkeur aan om rechtstreeks aan hun factuur toe te voegen. Als u een factuur -maker zoals PayPal gebruikt, is dit niet nodig om op te nemen.

Hoe u een factuur schrijft voor freelance werk

Als je je afvraagt ​​hoe je als freelancer kunt factureren, hoop je waarschijnlijk dat er hulpmiddelen zijn die het voor je zullen doen. Nou, dat zijn er!

Deze kunnen extreem tijdbesparend zijn en kunnen het een stuk eenvoudiger maken om uw facturen naar uw klanten te sturen.

Hier zijn een paar van de beste tools die er zijn om facturen naar uw klanten te sturen. Houd er rekening mee dat de meeste hiervan helaas ten minste een deel van uw betalingen nemen.

Dubso

Dubsado is een go-to-factuur en voorstel CRM die meestal wordt gebruikt door freelancers die creatieve diensten aanbieden, zoals branding, webontwerp en grafisch ontwerp.

Met deze tool kunt u terugkerende facturen voor uw klanten instellen, zodat u geen nieuwe hoeft in te stellen om elke maand te verzenden als uw klant een langer contract heeft.

Een van de geweldige aspecten van Dubsado is dat u al uw normale pakketten er rechtstreeks aan kunt toevoegen.

Misschien heeft u bijvoorbeeld een website -ontwerppakket dat u aanbiedt. Voeg het toe als een van uw pakketten en wanneer u een factuur maakt, kunt u het pakket kiezen uit het vervolgkeuzemenu en wordt het automatisch toegevoegd en berekend voor u.

PayPal

Hoewel PayPal een beetje minder chique is, gebruik ik het met veel van mijn klanten omdat iedereen vrijwel weet hoe het al te gebruiken.

De facturen zijn niet zo aanpasbaar, maar ze laten de klus klaren en u kunt alle essentiële dingen toevoegen die in het begingedeelte van dit artikel worden beschreven.

Honingboek

Honeybook is mijn absolute go-to-factureringstool. Al mijn eigen sociale media -management en grafische ontwerpklanten worden gefactureerd met behulp van deze tool.

Ik kan terugkerende facturen zoals Dubsado instellen en ook al mijn pakketten toevoegen, wat me zoveel tijd bespaart.

Klanten kunnen betalen via bankoverdracht, creditcard of betaalpas, dus er zijn veel betalingsopties beschikbaar. Uw klant heeft zijn keuze en kan zelfs zijn betalingen opzetten om automatisch te zijn, zodat ze uw late vergoeding niet hoeven te betalen.

QuickBooks

Als u zich afvraagt ​​hoe u een factuur voor freelance werk kunt maken en u al QuickBooks gebruikt om op de hoogte te blijven van uw financiële gegevens, dan heeft u geluk. U kunt eigenlijk facturen maken om naar uw klanten te sturen, net als bij PayPal.

Wat zo geweldig is aan facturering via QuickBooks, is het geld dat u van de factuur verdient al in de financiële software om u een kostbare tijd te besparen.

Bonsai

Bonsai is een best beoordeelde factureringssoftware onder freelancers vanwege hoe gemakkelijk het is om te gebruiken. Net als bij andere factureringssoftware op deze lijst, kunt u ook terugkerende facturen of eenmalige facturen instellen, wat u kan helpen meer bovenop uw facturering te blijven.

Naast facturering kan Bonsai contracten voor u maken en verzenden en uw tijd volgen. Het heeft veel andere functies die het bekijken waard zijn als u een factuurservice probeert te kiezen.

Golf

Wave is vergelijkbaar met QuickBooks omdat het facturen verzendt, maar kan u ook helpen alle facetten van uw financiële gegevens te beheren. U kunt uw uitgaven bekijken, onderaannemers betalen en eenmalige en terugkerende facturen voor uw klanten instellen.

In tegenstelling tot sommige van de andere factuursoftware op deze lijst, heeft Wave ook de mogelijkheid om uw facturen voor u aan te passen tot de exacte hexkleur die u in uw branding gebruikt. De aanpassingsopties zijn eindeloos.

Oogst

Last but not least is Harvest, een factureringssoftware die ik aanbeveel om te onderzoeken als je werkt aan houders van uur in plaats van in pakketten.

Harvest wordt voornamelijk gebruikt voor het volgen en exporteren van timesheets, maar u kunt het als factuur verzenden voor uw klanten om u via het platform te betalen zodra u uw tijd hebt gevolgd.

Op zoek naar meer freelance artikelen?

20 Beste Time Management Tools voor freelancers

Hoe je geld kunt verdienen als een freelaNCE Social Media Manager

10 manieren om geld te verdienen als grafisch ontwerper

Hoe je geld kunt verdienen met Upwork: de beoordeling van een expert

10 goedbetaalde online banen

Hoe u een Freelance -website maakt (stapsgewijze handleiding)

15 beste freelance websites voor beginners

25 beste apps voor freelancers (gratis en betaald)

15 beste tools voor managers op sociale media

Hoe je freelancen zonder ervaring

10 manieren om afleidingen te elimineren tijdens het werken thuis

Hoe u een factuur verzenden

Nu je weet hoe je een factuur moet schrijven voor freelance werk, is het tijd om erachter te komen hoe je een factuur kunt verzenden.

Eerlijk gezegd, als u een van de factuursoftware gebruikt die in het vorige gedeelte van dit artikel is beschreven, hoeft u het alleen maar naar het e -mailadres van uw klant te verzenden. Ze kunnen vervolgens de e -mail openen en de factuur onmiddellijk betalen.

Als je liever de facturen met de hand maakt, wat ik in het verleden heb gedaan, dan zijn er een paar dingen om in gedachten te houden bij het sturen van een factuur naar een klant.

Zorg er allereerst voor dat de factuur een PDF is.

Er kan iets misgaan als u het live -bestand verzendt dat u hebt gemaakt in Microsoft Word of Adobe InDesign, omdat de client de kans heeft om naar binnen te gaan en er wijzigingen aan te brengen zonder dat u het weet. Met een PDF kan de client het document niet wijzigen.

Ik stel voor dat u het als bijlage in een e -mail verzenden en vervolgens elders een kopie bewaren, zodat u deze gemakkelijk kunt vinden als u ernaar moet verwijzen.

Het verzenden van een factuur die u zelf via e -mail hebt gemaakt, betekent ook dat u ervoor moet zorgen dat u een juiste onderwerpregel schrijft.

Overweeg iets op te nemen als: “Mijn creatieve ontwerpstudio -naam factuur verschuldigd 1/1/21” zodat uw klant precies weet wat het is.

Misschien wilt u zelfs ‘dringend’ schrijven aan het begin van de onderwerpregel, zodat uw klant het een tijdje niet in zijn inbox laat zitten.

Een andere (old school) optie voor het verzenden van facturen is om ze te verzenden via Snail Mail. Als u echter op tijd wilt worden betaald, raad ik u aan het indien mogelijk via e -mail te verzenden.

Wanneer moet u een factuur verzenden

De volgende stap in het leren maken van een factuur voor freelance werk is om erachter te komen wanneer een factuur moet worden verzenden. U wilt altijd snel zijn en uw klant voldoende tijd geven om te betalen voordat de factuur verschuldigd is.

Voor het grootste deel moet u de vervaldatum van de betaling al hebben beslist binnen uw schriftelijke contract, zodat uw klant ruim van tevoren weet wanneer de betaling moet worden gedaan. Vanaf daar is het aan jou om te beslissen wanneer je de factuur moet verzenden.

U kunt besluiten de factuur een week te sturen voordat deze moet worden verstrekt, of zelfs twee weken voordat deze verschuldigd is; Het is helemaal aan jou. Zorg ervoor dat u uw klant voldoende tijd geeft om de betaling te doen en stuur deze niet zo ver van tevoren dat ze het vergeten.

Het kan een wetenschap zijn om de perfecte tijd te achterhalen!

Een ander ding om te overwegen zijn betalingsplannen. If you have big-ticket services like website design, which can cost around $2,500 or more, there’s a chance that your client won’t be able to afford to pay that in one single invoice.

So, you may have to set up a few $500 invoices throughout a few months so that your client can afford your services.

Traditionally, I like to send invoices around a week and a half before it’s due for most of my services, but that’s because my graphic design and social media management services require payment to be made in full before work commences.

Other services, like my writing, get sent after the service is complete, since the price is typically based on word count and can therefore vary.

However, the biggest thing I’ve learned from invoicing is to make sure you keep it consistent. That’s why using services like HoneyBook, which sets up